Tips - Ms Project | Gestiondeproyectos

TIPS - MS PROJECT

El objetivo de esta sección es mostrar tips que son muy necesarios a la hora de trabajar con MS Project.

Podemos definir a Microsoft Project (o MSP) como un software de administración de proyectos y programas de proyectos desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

1. El motor de programación de Ms Project

La ventaja que presenta Project sobre las aplicaciones es que incluye un motor de programación - es decir una rama de computación que permite tratar aspectos como el efecto que se produce cuando la tarea 1 en una secuencia de 100 tareas cambia su fecha de comienzo -. Este motor de programación tiene en cuenta además el tiempo no laborable, como por ejemplo los fines de semana.

De aquí la importancia que tiene el hecho de generar las tareas, con sus dependencias, sus restricciones, sus demoras, etc, pensando en la forma en la que Project reprogramará la secuencia de tareas en función de lo previamente especificiado.

MUY IMPORTANTE: A menudo, los usuarios principiantes estarán tentados a introducir las fechas de comienzo o de fin de las tareas manualmente. Sin embargo al hacer esto se aplica automaticamente delimitaciones semiflexibles tales como NO COMENZAR ANTES DEL o NO FINALIZAR ANTES DEL. Esto es lo que evita que los usuarios puedan aprovechar la ventaja del motor de programación de project y es uno de los problemas más comunes de programación que las personas tienen y que no saben porqué Project no les reprograma una determinada tarea. MAS ADELANTE VEREMOS A QUE ME REFIERO CON DELIMITACIONES.

2. Estimación de la Duración

La duración de una tarea es la cantidad de tiempo que empleará para completar la tarea. Hay que entender que project trabaja con duraciones que oscilan desde minutos a meses. Depende del proyecto se optará por trabajar con unas unidades específicas.

Es sumamente importante entender que las duraciones van a depender del calendario de proyecto. Por ejemplo para un proyecto podría estar definido como desde las 8:00 hasta las 17:00 de lunes a viernes con una hora de descanso para comer. Vemos que entonces un día tiene 8 horas laborables, por lo que si especifico una duración de 16 horas estoy realmente diciendo que la tarea se completará en 2d (dos días). También es importante recordar que si la respectiva tarea sigue siendo de 16 hs que es lo mismo a poner 2d (se consideran 16 hs laborables igual a 2 días laborables) y la misma comienza a las 8 hs de un viernes, y los fines de semana son no laborables, entonces la tarea se completará luego de 4 días, es decir usará las 8 hs del viernes, 0 hs del sábado, 0 hs del domingo y 8 hs del lunes. Es decir a pesar de ser 2 días laborables la tarea se extiende por 4 días transcurridos.

Project utiliza valores estándar para la duración: un minuto son 60 segunds, y una hora son 60 minutos. Sin embargo, puede definir la duración de los días, semanas y meses para su proyecto. Generalmente por defecto project utiliza los siguientes valores predeterminados: 8 hs por día, 40 hs por semana y 20 días al mes. Esto me quiere decir que si yo tengo una tarea que va a durar aproximadamente dos meses tengo que especificar una duración de 40 días.

3. Duraciones Transcurridas (dt)

Es posible asignar una duración transcurrida a una tarea para que pueda ejecutarse tanto en periodos laborables como también en periodos no laborables. Indique duración transcurrida añadiendo una t a la abreviatura de la duración. Por ejemplo indique 4dt para indicar que se trata de una tarea que dura 4 días transcurridos.

Este tipo de tareas so muy importantes porque hay actividades que no dependen del trabajo en sí como por ejemplo los tiempos de espera para desencofrar, si hormigoné un viernes el tiempo para que adquiera resistencia es independiente del calendario laborable, entonces utilizo días transcurridos.

4. Vinculaciones y dependencias entre las tareas

Las tareas en los proyectos seguramente deberán ser llevadas a cabo en un determinado orden. Es decir, por ejemplo antes de ejecutarse una determinada tarea A es necesario que finalice otra tarea B. Estas dos tareas poseen una relación fin a comienzo (también denominada dependencia o vínculo) con dos aspectos:

La segunda tarea debe producirse después de la primer tarea, esto genera una SECUENCIA
La segunda tarea sólo se producirá si la primer tarea finaliza, esto es una DEPENDENCIA.

Entonces a la primer tarea la denominamos PREDECESORA, ya que precede a la tarea que depende de ella; y a la segunda tarea la llamamos SUCESORA ya que sucede a la tarea de la que esta es dependiente.

Las tareas pueden tener una, o más tareas predecesoras.

Pero el ejemplo anterior es sólo una relación de las cuatro que te permite el programa:

1. Fin a Comienzo (FC)

- La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora

- Una ayuda es que se podría leerse al revés, por ejemplo si yo le pongo a una tarea con ID 2 una relación DE PREDECESIÓN 1FC quiere decir que el comienzo (C) de esa tarea depende de que finalice (F) de la tarea 1.

2. Comienzo a Comienzo (CC)

- La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora

- Una ayuda es que se podría leerse al revés, por ejemplo si yo le pongo a una tarea con ID 2 una relación DE PREDECESIÓN 1CC quiere decir que el comienzo (C) de esa tarea depende del comienzo (C) de la tarea 1.

3. Fin a Fin (FF)

- La fecha de Fin de la tarea predecesora determina la fecha de Fin de la tarea sucesora

- Una ayuda es que se podría leerse al revés, por ejemplo si yo le pongo a una tarea con ID 2 una relación DE PREDECESIÓN 1FF quiere decir que el Fin (F) de esa tarea depende del Fin (F) de la tarea 1.

3. Comienzo a Fin (CF)

- La fecha de Comienzo de la tarea predecesora determina la fecha de Fin de la tarea sucesora

- Una ayuda es que se podría leerse al revés, por ejemplo si yo le pongo a una tarea con ID 2 una relación DE PREDECESIÓN 1CF quiere decir que el Fin (F) de esa tarea depende del Comienzo (C) de la tarea 1.

Las relaciones entre las tareas deberán reflejar la secuencia en la que se realizará el trabajo. Una vez establecidas las relaciones correctas, podrá refinar la planificación especificando la SUPERPOSICIÓN (denominada tiempo de adelanto) o el RETRASO (denominado tiempo de posposición) entre las fechas de fin o comienzo de las tareas predecesoras y sucesoras.

Supongamos que dos tareas tienen una relación FC

El tiempo de ADELANTO hace que la tarea sucesora comience antes de que concluya su tarea predecesora.

PUEDE ESPECIFICARSE DÍAS DE RETRASO. Supongamos la tarea 1 y tarea 2. Si queremos que la tarea 2 comience 1 día antes de que la tarea 1 haya finalizado entonces marcamos un predecesión 1FC-1d.

PUEDE ESPECIFICARSE PORCENTAJES DE RETRASO RESPECTO DE LA TAREA PREDECESORA. Supongamos la tarea 1 y tarea 2. Si queremos que la tarea 2 comience cuando la tarea 1 haya llegado al 50% de avance entonces marcamos un predecesión 1FC-50%.

El tiempo de POSPOSICIÓN hace que la tarea sucesora comience algún tiempo después de que la tarea predecesora haya concluido.

Supongamos la tarea 1 y tarea 2. Si queremos que la tarea 2 comience 1 día después de que la tarea 1 haya finalizado entonces marcamos un predecesión 1FC+1d

5. Configuración de delimitaciones de las tareas

Cada tarea introducida en Project posee algún tipo de delimitación aplicada a ella.

Una DELIMITACIÓN controla la fecha de comienzo y de fin de una tarea y el grado en el que puede ser modificada la programación de una tarea por el motor del programa.

Existen tres categorías de delimitaciones:

Delimitaciones flexibles. Se le permite al motor de programación de Project cambiar la fecha de inicio y fin de una tarea, pero no podrá cambiar su duración.

Tipo de delimitaciones de esta categoría:

1. Lo antes posible (LAP): Project programará la tarea para que comience lo antes posible. Es el valor predeterminado aplicada a todas las nuevas tareas.

2. Lo más tarde posible (LMTP): Project programará la tarea para que comience lo más tarde posible sin que para ello deba posponer las tareas sucesoras y cambiar la fecha de fin del proyecto.

Delimitaciones inflexibles o fuertes. Una tarea debe comenzar o finalizar en una determinada fecha y no le permito a proyecto reprogramarla.

Tipo de delimitaciones de esta categoría:

1. Debe comenzar el (DBE): Project programará la tarea para que comience en la fecha de delimitación que se haya especificado. Utilice este tipo de delimitación para asegurarse que una tarea comience en una determinada fecha.

2. Debe finalizar el (DFE): Project programará la tarea para que finalice en la fecha de delimitación que se haya especificado. Utilice este tipo de delimitación para asegurarse que una tarea finalice en una determinada fecha.

Delimitaciones semiflexibles o débiles. Una tarea tiene un límite de fecha de comienzo o de fin. Sin embargo, dentro de ese límite, Project es flexible a la hora de cambiar fechas de comienzo o fin pero no la duración. Es decir puedo tener fijada un fecha en la que no me puedo pasar de ese Fin pero si puedo finalizar antes de ese límite.

Tipo de delimitaciones de esta categoría:

1. No comenzar antes del (NCAD): Project programará la tarea para que comience en o después de la fecha de delimitación que haya especificado. Utilice esta delimitación para evitar que una tarea comience antes de una determinada fecha

2. No comenzar después del (NCDD): Project programará la tarea para que comience en o antes de la fecha de delimitación que haya especificado. Utilice esta delimitación para evitar que una tarea comience después de una determinada fecha.

3. No finalizar antes del (NFAD): Project programará la tarea para que finalice en o después de la fecha de delimitación que haya especificado. Utilice esta delimitación para evitar que una tarea finalice antes de una determinada fecha.

4. No finalizar después del (NFDD): Project programará la tarea para que finalice en o antes de la fecha de delimitación que haya especificado. Utilice esta delimitación para evitar que una tarea finalice después de una determinada fecha.

Estas tres categorías de delimitación tienen efectos diferentes en la programación de las tareas:

Las FLEXIBLES como por ejemplo LAP permiten que las tareas sean programadas sin ninguna limitación. La única restricción es la relación o vinculación con las tareas predecesoras y sucesoras. Esto quiere decir que no existe una fecha de comienzo o fin fija o impuestas por esta delimitación. Le da mucha libertad al motor de programación para que re-programe las actividades si, por ejemplo, la predecesora se modifica. Deberá utilizarla siempre que le sea posible

Las SEMIFLEXIBLES como por ejemplo NCAD O NCDD le generan al motor de programación un delimitación a la hora de re-programar la tarea. Permite una cierta libertad antes o después de la limitación.

NCAD

Las INFLEXIBLES como por ejemplo DCE le generan al motor de programación un impedimento de reprogramar esa tarea. La tarea no puede ser reprogramada.

DCE

Cuando se colocan delimitaciones a las tareas, deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:

La introducción manualmente de una fecha de fin para una tarea (por ejemplo, en la columna Fin) aplicará a la tarea una restricción No Finalizar Antes Del (NFAD).
La introducción manualmente de una fecha de comienzo para una tarea (por ejemplo, en la columna Comienzo) aplicará a la tarea una restricción No Comenzar Antes Del (NCAD).
El arrastrar directamente una tarea del diagrama Gantt aplicará a la tarea una restricción No Comenzar Antes Del (NCAD).
En la mayoría de las ocasiones, la introducción de una fecha límite es una alternativa preferible a la de introducir una delimitación flexible o inflexible.
Si el proyecto debe ser planificado a partir de la fecha de fin en lugar de la de comienzo, el funcionamiento de las delimitaciones será diferente. Por ejemplo, el valor predeterminado para las nuevas tareas será LMTP.
Para cambiar el tipo de delimitación o restricción debemos ir a la ventana Información de tarea.

6. Tips par el seguimiento del avance de las tareas

6.1. Seguimiento de los valores reales

El seguimiento consiste en la actualización de los detalles del proyecto tales como que trabajos hizo alguién, cuando se realizó el trabajo y cual fue el costo. Estos detalles se denominan valores reales.

Los diferentes niveles de seguimiento detallado incluyen:

La actualización del trabajo del proyecto según lo previsto. Solo si todo el proyecto se está ejecutando exatamente igual a lo planificado.
La actualización del porcentaje completado de cada tarea; 25%, 50%, 75% 100%
La actualización de las fechas reales de comienzo y fin, el trabajo real y la duración real y restante de cada tarea o asignación.
La actualización del trabajo por periodo de tiempo. Aquí se actualiza los valores de trabajo real por día, por semana o por otro intervalo.

Es posible aplicar una combinación de estas posibilidades en un mismo proyecto, ya que diferentes partes del proyecto podrñian necesitar diferentes formas de seguimiento.

6.2. Almacenamiento de líneas bases

Para hacer una seguimiento de algo y después poder compararlo lo fundamental es tener una base.

Para evaluar como está desarrollandose un proyecto necesitamos compararlo con su plan original. Este plan orifginal es lo que se denomina línea base.

Una línea base es un conjunto de valores importantes de un plan, como son las estimaciones de las fechas de comienzo y finalización y los costos de las tareas, recursos y asignaciones. Es decir, cuando se almacena una linea base se guarda una imagen estática de los valores existentes y almacenados en un plan para su futura comparación.

Puede almacenarse hasta un máximo de 11 líneas bases en un plan, la primera se llama línea base y las restantes van de la línea base 1 a la línea base 10.

Para guardar una línea base, puedes ir a la solapa Proyecto y luego Establecer línea base

6.2. Diferencias entre Fechas de: Comienzo y Fin - Comienzo y Fin Previstos - y - Comienzo y Fin Real -

Comienzo y Fin son la fechas con las que planificamos. Es decir todas las estimaciones de nuestro plan se plasmarán en las fechas de comienzo y fin.

Una vez que almacené una Linea Base se generan dos nuevas fechas; Fechas de Comienzo y de Fin Previstas. Estas son las fechas que almacenó la el programa en el momento que guardamos la línea base.

Luego que guardamos una linea base, y queremos seguir modificando la planificación, entonces seguimos trabajando sobre las fechas de comienzo y fin y duración.

Finalmente cuando comenzamos a cargar valores reales de avance se empiezan a completar las fechas de Comienzo y Fin Reales.

Vamos a ver a continuación la manera en que Project ACTUALIZA las fechas y porcentajes en función

El tiempo